Cách soạn thảo văn bản hành chính

Cách soạn thảo văn bản hành chính

Để viết một văn bản hành chính đúng thì không chỉ lưu ý phần nội dung mà phần trình bày cũng phải lưu ý nhiều chỗ. Bài viết này sẽ giúp mọi người có thể soan văn bản hành chính một cách dễ dàng và đúng nhất.

Theo quy định về văn bản chuẩn thông tư người sử dụng khi soạn thảo văn bản hành chính chuẩn theo mẫu chỉ được phép sử dụng 2 khổ giấy nhất định để làm là khổ giấy A4 và A5. Cả 2 khổ giấy này đều phải theo quy tắc nhất định về việc căn lề từ lề trên, dưới, trái và phải.. Phần lớn ở Việt Nam đều cài font Unicode cho máy tính để soạn thảo văn bản và được coi là font chung cho soạn thảo văn bản hành chính.

Khổ giấy thường dùng

Văn bản hành chính luôn dùng khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Còn các văn bản có nội dung như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu khám bệnh, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên các mẫu giấy A5 được in lên sẵn.

Cách trình bày văn bản hành chính

Một văn bản hành chính sẽ được trình bày dọc theo chiều dài của trang giấy A4. Trong trường hợp phần nội dung có các biểu đồ, bảng kẽ nhưng không có các phần phụ lục riêng thì ta có thể in nội dung văn bảng theo chiều rộng của trang giấy A4.

Cách căn chỉnh lề trang văn bản khổ giấy A4

Lề trên: 20 - 25 mm
Lề dưới:20 - 25 mm
Lề trái:  30 - 35 mm
Lề phải:15 - 20 mm.

Vị trí trình bày các thể thức văn bản khổ A4

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được trình bày theo Thông Tư Số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ đã ban hành.

Cho dù nội dung của mỗi văn bản là khác nhau nhưng tất cả phải tuân theo một loại font chữ tiêu chuẩn VN nhất định. Mọi văn bản hành chính nào cũng cần phải soạn thảo trên máy tính dùng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ).

Phần cỡ chữ cũng có quy định tùy thuộc vào vị trí tiêu đề, mỗi đề mục sẽ có các cỡ riêng, nhưng vẫn giới hạn từ 12, 13 và 14 tính theo đơn vị của công cụ soạn thảo Word.